CRM для проката авто и мото: брони, депозиты, гараж

Сотни байков, тысячи туристов и тысячи диалогов в WhatsApp и Telegram жили в Excel-таблицах. Менеджеры отвечали вручную, и часть клиентов уходила к конкурентам, пока ждала ответа.

Путь аренды в системе теперь выглядит так:

Клиенты проката пишут в мессенджеры, а не заполняют формы. Значит, CRM должна сама превращать сообщение в сделку.

В системе проката новое сообщение в любом мессенджере создаёт сделку в колонке «Неразобранное». Клиент опознаётся по номеру, а дубли сливаются перетаскиванием: чаты, брони и история переезжают в одну сделку. Telegram, WhatsApp, MAX, Instagram и Facebook — в одном окне, голосовые расшифровываются.

Туристы пишут сотнями сообщений в день и на разных языках. На типовые вопросы отвечает ИИ-менеджер: он сам смотрит свободные байки на нужные даты и цены. Как он устроен и почему не врёт, я разбирал в статье «ИИ-менеджер в чатах продаж».

Аренда редко идёт по плану. Клиент продлевает, ломает, просит другой байк, опаздывает с возвратом. Программа для проката должна это уметь:

• предбронь и бронь;
• продления и штрафы;
• депозит;
• замена байка посреди аренды;
• фото при выдаче.

Договоры собираются в PDF на тайском, английском и русском, с отдельными шаблонами для байка и авто. А чтобы не переписывать паспорт со слов, клиент сканирует QR-код на стойке и сам заполняет карточку: паспорт, отель, мессенджер.

Схему можно листать вбок →

1. 1Вкладка «Масло» собирается сама: байки, у которых пробег дошёл до интервала замены.
2. 2Просрочка видна сразу: срок аренды вышел, а байк не вернули и аренду не продлили.
3. 3Свободный байк с красной шестерёнкой можно сдавать, но перед выдачей его стоит показать мастеру.
4. 4У каждого байка указан владелец: парк MDP или партнёр, от этого зависит дележ выручки.

У каждого байка статус: в аренде, просрочен, в ремонте, на мойке, свободен. Рядом — пробег и масло, история владения, кредит за технику и окупаемость. Владелец видит не только где байк, но и сколько он уже заработал.

Туристы платят чем удобно. В кассе проката — баты наличными, рубли переводом, USDT и PromptPay. Лента по дням, категории расходов и выгрузка в Excel.

Если программа принимает только одну валюту, остальное менеджеры считают на калькуляторе. Здесь и появляются расхождения между кассой и отчётом.

В системе работают 20 автоматических проверок. Они ловят то, что человек пропускает в потоке:

• «бронь без фото договора»;
• «байк в ремонте и в аренде одновременно»;
• «пора менять масло».

Отдельный раздел — должники.

У сотрудников права по 20 разделам, а журнал хранит каждое действие. 57 типов уведомлений приходят в колокольчик, в Telegram и пушами на iPhone.

Часть байков принадлежит инвесторам. У них свой кабинет: партнёр видит доход по каждому своему байку за месяц.

Готовые программы для проката есть. Например, RentProg — облачная система с бронированиями в календаре, кассой, депозитами, штрафами, обслуживанием техники и учётом долгов. Платите за каждый объект аренды: на ноябрь 2026 года тариф для старта — 1000 ₽ в месяц до 10 объектов. Для небольшого проката со стандартным процессом этого может хватить.

Своя система нужна, когда процесс шире коробки:

• клиенты пишут в пять мессенджеров на разных языках, и отвечать вручную уже не успевают;
• часть техники у инвесторов, и им нужна отчётность по каждой единице;
• касса в нескольких валютах и криптовалюте;
• техника в кредите, и нужно видеть окупаемость.

Как выглядит такая система целиком — на странице проектов.