База клиентов в Excel: шаблон и когда пора переходить в CRM

Главное правило таблицы: у каждого живого клиента есть дата следующего контакта. Нет даты — клиента забудут, и никакая подсветка не поможет.

Одна строка — одна сделка. Клиент пришёл второй раз — новая строка с тем же телефоном. Так видно и историю покупок, и повторные продажи.

Телефон пишите в одном формате, например +7 900 000-00-01. Иначе один клиент окажется в базе дважды: 89000000001 и +7 900 000-00-01 для Excel — разные строки.

1. 1
   Превратите диапазон в таблицу

   Выделите шапку и строки → «Вставка» → «Таблица» или Ctrl+T. Появятся фильтры, а новая строка под таблицей сама подхватит формулы и форматы.

2. 2
   Сделайте выпадающие списки

   На отдельном листе «Списки» запишите столбиком статусы: Новый, В работе, Ждёт ответа, Купил, Отказ. Рядом — источники. Затем выделите столбец «Статус» → «Данные» → «Проверка данных» → тип «Список» и укажите диапазон со статусами. То же для «Источника».

3. 3
   Подсветите просроченные

   Выделите строки таблицы → «Главная» → «Условное форматирование» → «Создать правило» → «Использовать формулу». Формула: =И($K2<>"";$K2<СЕГОДНЯ();$G2<>"Купил";$G2<>"Отказ"), заливка красная.

4. 4
   Подсветите сегодняшние

   Второе правило так же, формула =И($K2<>"";$K2=СЕГОДНЯ();$G2<>"Купил";$G2<>"Отказ"), заливка жёлтая.

5. 5
   Найдите дубли

   Выделите столбец «Телефон» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения».

6. 6
   Закрепите шапку

   «Вид» → «Закрепить области» → «Закрепить верхнюю строку». Шапка останется на месте, сколько бы клиентов ни было.

Формулы написаны для русского Excel: функции по-русски, аргументы через точку с запятой. В английском Excel те же формулы — AND, TODAY и запятые.

Утро начинается с фильтра. В столбце «Ответственный» оставьте себя, отсортируйте по «Дате следующего контакта». Красные строки сверху — это клиенты, которым уже должны были позвонить.

Закончили разговор — сразу обновите строку: новый статус, следующий шаг и новую дату. Если дату не поставить, клиент выпадет из поля зрения.

Раз в неделю посмотрите цифры. Три формулы, которые отвечают на главные вопросы:

• выручка: =СУММЕСЛИ(G:G;"Купил";H:H);
• сколько клиентов купили с Авито: =СЧЁТЕСЛИМН(E:E;"Авито";G:G;"Купил");
• конверсия Авито: =СЧЁТЕСЛИМН(E:E;"Авито";G:G;"Купил")/СЧЁТЕСЛИ(E:E;"Авито").

Конверсия по источникам показывает, куда тратить рекламный бюджет. Источник, который приводит много обращений и мало покупок, — первый кандидат на проверку.

Всё описанное работает и в Google Таблицах: проверка данных, условное форматирование, фильтры. Функции там называются по-английски: AND, TODAY, SUMIF.

Google Таблицы удобнее, если с базой работают двое и больше: правят одновременно, с телефона, а история версий хранит каждое изменение. Excel удобнее, если база живёт на одном компьютере и нужны сложные отчёты.

Таблица хороша, пока клиентов десятки в месяц, а работаете вы один или вдвоём. Дальше она начинает терять клиентов незаметно.

Репетиторское агентство, для которого я делал ERP, до неё держалось на таблицах и ручной работе, а сотни репетиторов вели учеников в мессенджерах. Где именно теряются заявки по дороге к менеджеру, я разбирал в статье «Почему CRM теряет заявки». А если кроме продаж у вас склад или расписание, начните со статьи «Чем отличается CRM от ERP».